İlk dosyadan
kontrollü sonuca.

01 / BAŞLANGIÇ

MOIYENA ne işe yarar?

MOIYENA, stok ve fiyat dosyalarınızı incelemek, sorunları bulmak, fiyatları karşılaştırmak ve faturadan stok kartı Excel taslağı hazırlamak için bir çalışma alanıdır. Kullandığınız stok programından bağımsızdır. Desteklenen dosyaları yükler, sonucu kontrol eder ve ihtiyacınız olan çıktıyı alırsınız.

Bir ERP kurulumu, API bağlantısı veya veritabanı entegrasyonu gerekmez. Başka bir programda işlem yapmak istediğinizde, indirdiğiniz dosyayı o programın içeri alma ekranında siz yüklersiniz.

İlk kez giriş yaparken

1. Portala giriş bağlantısını açın. Hesabınıza tanımlı e-posta adresiyle giriş bağlantısı isteyin. Hesabınız yoksa çalışma alanını yöneten kişiyle görüşün.
2. E-postadaki bağlantıyı kullanın. Bağlantı tek kullanımlıktır. Süresi dolmuşsa yeni bağlantı isteyin. Şifre kullanmak isterseniz giriş yaptıktan sonra Güvenlik bölümünde oluşturabilirsiniz.
3. İşletmenizi kontrol edin. Üst bölümde işletme adınız, kullanıcı adınız ve rolünüz yer alır. Dosya seçmeden önce doğru çalışma alanında olduğunuzdan emin olun.
4. Tek bir iş seçin. Stok dosyanızı inceleyecekseniz doğrudan Stok analizi ile başlayın. Ürün eşleştirmek veya kayıtlı fiyatlarla çalışmak için Stok Hafızasını kullanabilirsiniz.

02 / HAZIRLIK

Doğru dosyayı, doğru sütunla kullanın.

İlk denemede bir kopyayla ve tanıdığınız birkaç ürünle başlayın. Dosyanızın hangi tarihte ve hangi işletme için alındığını bilmeniz, sonraki karşılaştırmaların anlamlı olmasını sağlar.

• Stok ve fiyat: XLS, XLSX veya desteklenen Unicode CSV. CSV, UTF-8 ya da BOM işaretli UTF-16 olmalıdır. ANSI dosyayı Excel'den uygun CSV biçiminde yeniden kaydedin.
• Tablo düzeni: Başlıklar ilk fiziksel satırda olsun. Veri arasında tamamen boş satır bırakmayın. Sayısal değerlerin ürün kodu gibi okunmadığını kontrol edin.
• Fatura: Öncelikle okunabilir metin içeren PDF kullanın. Görsel veya fotoğraftan okuma kontrol edilecek adaylar üretir; düşük kaliteli bir görüntüden eksiksiz okuma beklemeyin.

“Sütun eşleme” ne demek?

Dosyanızdaki bir başlığın MOIYENA'da ne anlama geldiğini seçersiniz. Başlık “Mevcut” olabilir; siz bunun “Stok miktarı” olduğunu belirtirsiniz. Otomatik seçilen sütunları mutlaka kontrol edin.

Stok analizi için Stok miktarı ve barkod, stok kodu veya ürün adından en az biri gerekir. Fiyat işleri için ürün kimliği ve fiyat gerekir. Finansal görünüm için alış/maliyet eşlemesi; hareketsiz stok değerlendirmesi için uygun hareket tarihi gerekir.

03 / ÜRÜN KATALOĞU

Stok Hafızasını hazırlayın.

Stok Hafızası; barkod, ad, stok kodu, fiyat, grup, marka ve özel alanlardan oluşan ürün kataloğunuzdur. Faturadaki ürünleri eşleştirmek ve mevcut fiyatlarınızı yeniden kullanmak için yardımcı olur. Stok analizi için önce bu kataloğu yüklemeniz gerekmez.

1. İş akışları → Stok Hafızası bölümünü açın. Güncel ve onayladığınız ürün dosyasını seçin.
2. Sütunları eşleyin. Barkod ve ürün bilgilerini kontrol edin. Alış sütununa iskontolu birim maliyeti eşleyin.
3. Değişiklikleri incele düğmesini kullanın. Yeni, değişen, değişmeyen ürünleri ve temizlenecek alan sayılarını okuyun.
4. Boş hücrelerin anlamına karar verin. Boş veya eşlenmemiş isteğe bağlı alanlar mevcut bilgiyi korur. Alanı temizlemek istiyorsanız eşlenmiş boş hücre için ayrıca temizleme seçimini yapın; temizleme onayını kontrol edin.
5. Stok Hafızasına aktar ile onaylayın. Dosya veya sütun eşlemesi değişirse incelemeyi yeniden yapın. Sonucu birkaç bilinen ürün üzerinden kontrol edin.

Özel 1 dağıtıcı; Özel 2 kitaplarda sınıf; Özel 3 alt tür; Özel 4 daha alt tür için kullanılabilir. Bu anlamları işletmenizin onayladığı kaynakla doğrulayın. Bilinmeyen kategori veya özel alanı uygulamanın tahmin etmesini beklemeyin.

04 / FİYAT İŞLERİ

Fiyatları karşılaştırın veya dosyayı hazırlayın.

Fiyat Karşılaştırma adımları

1. İş akışları → Fiyat Karşılaştırma bölümünü açın. Mevcut fiyat kaynağı olarak Stok Hafızasını veya dosyayı seçin.
2. Yeni tedarikçi dosyasını yükleyin. Her kaynakta barkod ve fiyat sütunlarını kontrol edin.
3. Farkları inceleyin. Artan, düşen, yeni ve eşleşmeyen ürünleri ayırın. Aynı barkoda farklı fiyat geliyorsa çakışmayı kaynakla çözün.
4. Uygulanacak ürünleri kendiniz seçin. İndirmek ile Stok Hafızasına işlemek ayrı kararlardır. Yalnızca kontrol ettiğiniz ürünlerle devam edin.
5. Çıktıyı veya katalog sonucunu doğrulayın. Excel aldıysanız dosyayı açıp ürün kimliğini ve yeni fiyatı kontrol edin.

Karşılaştırma için önce fiyat türünü seçin. Satış ile alış aynı işlemde karşılaştırılmaz. Alış fiyatı, aynı stok birimi için iskonto sonrası KDV hariç TL değeridir. Seçilen tür iki kaynağa, Excel başlığına ve Stok Hafızasında güncellenen alana birlikte uygulanır; diğer fiyat alanı korunur. Türle uyuşmayan sütun veya eşlenmemiş fiyat alanı çıktıyı kilitler. Karşılaştırma Excel’inin fiyat başlığı SATIS_FIYATI veya ALIS_FIYATI olur.

Hızlı Fiyat adımları

Hızlı Fiyat sekmesinde dosyayı seçin. Barkod ve Yeni / satış fiyatı sütunlarını eşleyin; ürün adı önizlemeyi kolaylaştırır. Hazır kayıt, atlanan hatalı satır, tekilleştirilen tekrar ve fiyat çakışması sayılarını inceleyin. Çakışma varken indirme kapalı kalır.

İndirilen Excel'de BARKOD, FIYAT, MIKTAR, ISKONTO başlıkları bulunur. Bu fiyat çıktısında miktar ve iskonto boş bırakılır. Hatalı satır atlanabileceği için hazır kayıt sayısını kaynakla karşılaştırın.

05 / FATURADAN STOK KARTI

Faturayı kontrol edin, kart dosyasını hazırlayın.

Bu işin çıktısı stok kartı Excel taslağıdır. Miktar hesabının yapılması çıktıyı bir alış faturası veya stok hareketi aktarımına dönüştürmez. MOIYENA, kullandığınız stok yazılımına bağlanıp faturayı işlemez.

1. Kaynak aşamasında belgeyi seçin. İş akışları → Faturadan stok kartı bölümünde Kaynak → Satırlar → Belge kontrolü → Çıktı sırasıyla ilerleyin. Adım düğmeleriyle önceki aşamaya dönebilirsiniz. İlk denemede tek, okunabilir bir PDF seçin; kaynak belgenin tamamını kontrol için hazır tutun.
2. Okuma raporunu inceleyin. Okunamayan veya tanınmayan sayfayı kaynakta açın; eksik ürünleri elle ekleyin. Diğer sayfalardan okunmuş satırlar korunur.
3. Ürün kimliğini doğrulayın. Barkod yoksa doğru Stok Hafızası adayını seçin. Benzer isimli farklı model, ölçü veya renkteki ürünü onaylamayın. Faturadaki ürün kodu her zaman barkod değildir.
4. Her satırın parasal alanlarını kontrol edin. Ürün adı, miktar, birim fiyat, iskonto türü ve KDV'yi faturayla karşılaştırın. Katalogdan ürün seçmek fiyatı onaylamaz.
5. Stok birimini açıkça seçin. Paket/koli olarak korursanız miktar ve fiyat paket başına kalır. Adede çevirecekseniz paket içindeki tam adet sayısını, doğrulanmış adet barkodunu ve hedef stok adını girin. Kaynakta yazan paket adı ve barkodu tek ürünün kimliği sayılmaz. Birim yazmayan, paket olmayan satırda miktar/fiyatın adet başına olduğunu kaynaktan doğrulayın. Hizmet ve kargo gibi kalemlerin dahil/hariç kararını ayrıca verin.
6. Belgenin tamamını karşılaştırın. Kaynaktaki kalem sayısını, hariç tuttuğunuz kalemler dahil girin. Bu alan toplam ürün adedi değildir. Okuma uyarılarını, satır onaylarını ve belge kontrolünü tamamlayın.
7. Stok kartı Excel taslağını indirin. Excel'i açın; barkod, stok kodu, ad, alış, satış, KDV ve kategori alanlarını yeniden kontrol edin.
8. Hedef programda içeri almayı siz başlatın. Programınızın import modülünde dosyayı seçin, sütunları karşılık gelen alanlara eşleyin ve önizlemeyi kontrol edin. Belirli bir programda başarılı içeri alma gerçek denemeyle doğrulanır.

Çıktıda hangi alanlar var?

Barkod, Stok Kodu, Stok Adı, Stok Grubu, Satış Fiyatı, Alış, KDV, Marka, Özel 1, Özel 2, Özel 3, Özel 4. Eşleşen ürünün mevcut stok kodu ve katalog bilgileri korunur; bilinmeyen özel alanlar boş bırakılır. Satış fiyatının kaynağını ayrıca seçin ve doğrulayın.

Birden çok fatura ile çalışırken

Kuyrukta en fazla 10 dosya seçebilirsiniz. Dosya başına sınır 12 MB, toplam sınır 50 MB'dir. Her fatura ayrı incelenir ve ayrı çıktı üretir; okunamayan dosya açık onayla atlanabilir. Kaydedilmemiş çalışma ve kuyruk, sayfa yenilenirse kaybolabilir. Kaydedilmemiş tek faturadan ayrılırken de tarayıcı uyarısı gösterilir; bu uyarı bir yedekleme değildir.

06 / GEÇMİŞİ KULLANMA

Profil ile alış hafızasını ayırın.

Tedarikçi Profili, aynı tedarikçide kullandığınız stok grubu, satış modu, KDV çıktı tercihi ve marka ayarlarını bu tarayıcıdaki hesabınız kapsamında tekrar kullanır. Profili seçtiğinizde ayarları ve yeni faturayı yine kontrol edin.

Tedarikçi alış hafızası ise kontrol edilip kaydedilmiş faturaların alış geçmişidir. Profil kaydetmek veya Excel indirmek, faturayı alış hafızasına kaydetmez.

1. Kontrol edilmiş faturada kayıt alanını açın. Tedarikçi, fatura numarası ve tarihini girin.
2. Ortak hesap temelini doğrulayın. Tedarikçi alış hafızası adet bazında, TL ve KDV hariç çalışır. Adede çevrilip hedef ürünü doğrulanan satırlar bu esasta kaydedilebilir. Paket/koli olarak korunan kartlar Excel’e alınabilir; adet geçmişiyle karışmamaları için tedarikçi alış hafızasına kaydedilmez. Farklı para birimi için dönüşüm yapılmaz.
3. Faturayı tedarikçi hafızasına kaydet düğmesini kullanın. Ekran desteklenmeyen bir durum bildirirse sonucu tamamlanmış saymayın. PDF'den gelen satır tutarı iskontosu bu hafızanın yüzde iskontolu akışına henüz kaydedilemez.
4. Stok Hafızasında geçmişi inceleyin. Ürün geçmişini veya Tedarikçi alış hafızasını açın; barkoda ait fiyatın tedarikçisini ve tarihini okuyun.
5. Artış uyarısını kaynakla değerlendirin. Yeniden kontrol et, o andaki geçmişle karşılaştırmayı yeniler. Geçmiş yok/belirsiz/sıfır referans mesajı fiyatın uygun olduğu anlamına gelmez.

07 / STOK KONTROLÜ

Dosyanızdaki sorunları bulun ve takip edin.

Stok analizi, yüklediğiniz dosyanın bir değerlendirmesidir. Güncel stok programınıza bağlanmaz ve kaynak dosyanızı kendiliğinden düzeltmez.

1. Stok analizi bölümünde dosyanızı seçin. Stok Hafızası aktarımı yapmadan bu işe başlayabilirsiniz.
2. Gerekli sütunları eşleyin. Stok miktarı ile barkod, stok kodu veya ürün adından en az birini seçin. Mevcutsa kategori, fiyat, maliyet ve son hareket tarihini de eşleyin.
3. Önizlemeyi kaynakla kontrol edin. Miktarın fiyatla veya alışın satışla karışmadığını doğrulayın; ardından Analizi başlat düğmesini kullanın.
4. Özeti ve kapsam uyarılarını okuyun. Sağlık skoru bir veri kontrol özetidir. “Kısmi”, “eksik” veya yüklenemeyen ayrıntı uyarısını sorunsuz sonuç gibi değerlendirmeyin.
5. Sorunlar bölümünde kaydı inceleyin. Arama ve filtreleri kullanın. Kaynağı kontrol edip Açık, Kontrol edildi veya Düzeltildi durumunu seçin; gerekirse sorumlu atayın ve ekip notu bırakın.
6. Asıl veriyi düzelttikten sonra yeniden analiz edin. Yeni dışarı alınan dosyayla sorunun gerçekten giderildiğini doğrulayın.

08 / MALİYET GÖRÜNÜMÜ

Stoku TL etkisiyle değerlendirin.

Finansal stok görünümü, alış/maliyet bilgisi eşlenmiş bir analizde kullanılabilir. Son hareket tarihi ve gün eşiği, hangi pozitif stokun hareketsiz sayıldığını etkiler. Önce maliyet kapsamını kontrol edin: maliyeti eksik ürünler varsa görünen tutar tüm stoğun değerini temsil etmez.

Pozitif stok maliyeti

Maliyeti okunabilen, miktarı sıfırın üzerindeki ürünlerin yaklaşık stok maliyetidir.

Hareketsiz stok maliyeti

Gün eşiğine göre hareketsiz bulunan pozitif stokta bağlı maliyettir. Ürün ve kategori dağılımı kontrol önceliği seçmenize yardımcı olur.

Negatif stok maliyet karşılığı

Negatif miktarın maliyetle ifade edilen büyüklüğüdür. Pozitif stok sermayesinden düşülmez.

Yüzde senaryoları nasıl okunur?

1. Maliyet ve tarih kapsamını doğrulayın. Eksik alanları sıfır veya doğrulanmış veri gibi okumayın.
2. Hareketsiz stok için oran seçin. %10, %25, %50, %75 veya %100, o oranda aksiyon planlanan stokun maliyetini gösterir.
3. İlgili ürünleri inceleyin. Satılabilirlik, indirim, iade veya başka aksiyon kararını işletmenizin koşullarına göre verin.

09 / RAPORLAMA

Sonucu paylaşın ve değişimi izleyin.

Raporlar bölümünde amacınıza uygun Excel çıktısını seçin. Ayrıntı kapsamı eksik veya doğrulanamayan eski analizlerde Sorun Listesi, Düzeltme Planı ve Standardize Veri indirmeleri baştan kapalıdır; neden ve kaynak dosyayı yeniden yükleme adımı yanında gösterilir. Aynı durumda sorunların durum/atama işlemleri de kapalıdır. Finansal kapsamı ayrıca kontrol edin.

1. İndirilen Excel'i açın. Beklediğiniz rapor türü ve analiz olduğundan emin olun.
2. Kaynakla örnek kontrol yapın. 10–20 bilinen ürünü, kayıt sayısını ve fiyat/miktar alanlarını karşılaştırın. Açıklanamayan fark varsa çıktıyı kullanmayın.
3. Eski analize dönmek için Analiz geçmişini açın. Tarih, saniye ve kısa analiz kimliğiyle kaydı ayırt edin. Varsayılan baz mümkün olduğunda karşılaştırılabilir, değişmiş önceki analizdir; aynı günün önce/sonra karşılaştırması geçerlidir. Aynı kayıt, muhtemel tekrar veya farklı kapsam uyarısını okuyun. Arşiv yüklemesi zaman aşımına uğrarsa mevcut ekran korunur; “Tekrar dene” ile seçtiğiniz kaydı yeniden açın.
4. Fiyat/fatura işini arıyorsanız İş akışları → Geçmiş'e bakın. Yeniden indirme/oluşturma eylemi olan çıktılardan yararlanın. Her kaydedilmemiş taslağın geçmişte bulunmasını beklemeyin.

10 / HESAP VE YÖNETİM

Çalışma alanınızı ve erişimi yönetin.

Menüler rolünüze göre değişebilir. Kullanıcı işlerini kendi çalışma alanında yapar. Yetkili kullanıcı ekip ve çalışma alanı yönetiminde ek eylemler görür. MOIYENA platform yöneticisi müşteri çalışma alanlarını yöneten ayrı roldür.

Güvenlik

Güvenlik ekranında mevcut hesabınızı ve oturum bilgilerinizi kontrol edin. Tanımadığınız cihazda oturum kaldıysa Diğer oturumları kapat seçeneğini kullanın. Gerekirse Bekleyen giriş bağlantılarını iptal et ile kullanılmamış bağlantıları kapatın. Parola oluşturma/değiştirme alanı da buradadır. Ortak bilgisayarda iş bitince Çıkış yap düğmesini kullanın.

Ekip ve Aktivite

Bu bölümler yetkili roller için görünür. Ekip ekranında ad, e-posta ve rolü girerek kullanıcı davet edilir. Davetin gönderim sonucunu kontrol edin; mevcut davet tekrar gönderilebilir, rol değiştirilebilir veya erişim pasifleştirilebilir. Aktivite ekranında önemli işlemler kullanıcı ve zaman bilgisiyle izlenir.

Ayarlar

İşletme adı, hareketsiz stok gün eşiği ve yeni analizlerde varsayılan sorun sorumlusu burada belirlenir. Yetkiniz varsa işletmenizin kararına göre değiştirip kaydedin. Ayarlar yeni analizlerde uygulanır; geçmiş sonuçları yeniden hesaplamaz. Alanların salt okunur olması hesabınızın yetkisinden kaynaklanabilir.

11 / SORUN GİDERME

İş ilerlemiyorsa buradan başlayın.

Önce ekrandaki mesajı okuyun. Sorunu çözmek için ilgili başlığı açın; kontrol etmeden aynı işlemi art arda göndermeyin.

12 / KISA SÖZLÜK

Ekrandaki terimler ne anlama gelir?

Barkod

Ürünü tanımlayan kod. Baştaki sıfırlar kimliğin parçası olabilir.

Stok kodu

İşletmenizin ürün için kullandığı kod. Barkodla aynı olmak zorunda değildir.

Stok kartı

Ürünün ad, kod, grup, fiyat gibi temel bilgileri. Stok hareketi veya fatura kaydıyla aynı şey değildir.

Sütun eşleme

Dosyanızdaki bir sütunu uygulamanın karşılık gelen alanına bağlamak.

Önizleme

Kaydetmeden veya çıktı almadan önce hazırlanmış veriyi inceleme adımı.

Birim alış / maliyet

İskonto sonrası tek ürünün alış bedeli. Birden fazla ürünün satır toplamı değildir.

İskonto

Fiyattan indirim. Yüzde veya tutar olabilir; kaynaktaki türü doğrulayın.

KDV dahil / hariç

Verginin gösterilen tutara dahil olup olmadığını belirtir. Karşılaştırılan tutarlar aynı esasta olmalıdır.

Kalem sayısı

Belgedeki satır sayısı. Bir satırdaki 10 adet ürün tek kalem olabilir.

Hareketsiz stok

Belirlenen gün eşiğine göre son hareketi eski olan pozitif stok.

Maliyet kapsamı

Analizde hangi ürünlerin maliyetinin okunabildiği. Eksik maliyet, toplamın anlamını sınırlar.

Kısmi sonuç

Bazı veri veya ayrıntıların eksik olduğu sonuç. Tamamlanmış kapsam olarak sunulmaz.

İçeri alma / import

Hazırlanmış dosyanın sütunlarını hedef programın alanlarına eşleyerek yüklemek.

Taslak

İnsan kontrolü gerektiren çıktı. İndirilmiş olması doğrulandığı anlamına gelmez.